Choisir une solution de signature électronique n’est pas une tâche aisée. Il en existe en effet de toute forme et de toute taille. Lors du choix de sa solution, il est alors judicieux de tenir compte de la manière dont l’outil ajoutera de la valeur à son entreprise, en procédant en amont à une détermination de ses besoins.

Voici 10 critères importants qui permettent de déterminer ce qui est pertinent pour bien choisir sa solution de signature électronique.

Efficacité

Des situations différentes impliquent des exigences différentes. Ce qui est important pour un courtier ne le sera pas pour un notaire. Au moment de l’évaluation de ses options, il est donc capital de penser à la solution efficace pour son organisation.

  • Quel type de documents est à faire signer : DOC, PDF, XML… et sur quels types d’appareils ?
  • La solution de signature est-elle adaptée aux mobiles ?
  • La signature peut-elle être intégrée dans les applications existantes de son entreprise ?
  • Existe-t-il un flux automatisé intégré pour optimiser la commodité de l’utilisateur ?

Voilà autant de questions qui permettent d’évaluer l’efficacité d’une signature électronique pour son entreprise.

Conformité

Pour éviter les litiges avec les clients, il est essentiel d’opter pour des signatures électroniques conformes aux réglementations applicables à son organisation, notamment eIDAS, GDPR, UETA et eSign Act.

Cela est capital pour conférer aux documents signés de façon électronique le même poids juridique que ceux signés de manière traditionnelle.

Pour consolider la valeur juridique de sa signature électronique, il est conseillé de rechercher :

  • Une solution de signature qui contient des preuves de processus, notamment la possibilité de capturer les étapes suivies par un client pour la signature d’un document en ligne
  • Une solution de signature avec des pistes d’audits intégrées conservant un journal détaillé des horodatages des étapes du client durant la signature d’un document

Facilité d’emploi

L’une des principales raisons de l’adoption d’une signature numérique est d’avoir une solution de signature facile à utiliser. En choisissant une solution qui simplifie le processus de signature pour les parties prenantes internes et les clients de son entreprise, ces derniers l’adopteront aisément.

Il est à cet effet conseillé d’opter pour une solution explicite et intuitive qui garantit une meilleure expérience utilisateur.

Coût

Le coût compte également parmi les critères importants à considérer au moment de l’achat d’une solution de signature numérique. Le tarif d’une signature électronique doit inclure les éléments suivants :

  • Le prix du produit
  • Les frais liés à son déploiement
  • Les frais de renouvellement des certificats numériques
  • Les frais liés à la formation et au support

Choisir un fournisseur de signature électronique qui offre le meilleur rapport qualité-prix permet de trouver une solution qui répond aux besoins de son entreprise tout en restant dans les limites de son budget.

Flexibilité

Il est recommandé d’opter pour une solution qui s’intègre aux processus et flux de travail existants à savoir :

  • Logiciels utilisés, notamment CRM, ERP ou SIRH
  • Différents types de documents numériques, notamment Word, PDF, JPEG, XML
  • Système d’exploitation de l’entreprise

Une intégration parfaite de l’outil favorise un meilleur transfert des données et représente ainsi un précieux gain de temps.

Responsive

Avec les nouveaux modes de consommation de l’information où les clients dépendent absolument de leurs téléphones et tablettes pour la réalisation de leurs transactions quotidiennes, il est primordial d’adopter une solution responsive.

Il faut rechercher à cet effet un fournisseur agréé qui optimise le processus de signature sur tous les supports :

  • Écrans d’ordinateur
  • Smartphones

Respect des niveaux de sécurité

Un document peut être signé suivant différents niveaux de sécurité. Il est important d’adopter une solution qui respecte les différents niveaux de signature, notamment simple, avancée et certifiée.

Protection des données

Une meilleure protection de la confidentialité, de l’intégrité et de la disponibilité des données est cruciale pour sécuriser sa signature et la protéger des accès non autorisés. Il est indiqué pour cela de se confier à un fournisseur qui répond aux normes de sécurité cloud et de protection de données les plus élevées.

Polyvalence

Il existe diverses façons de signer un document. Il est avantageux d’opter pour une solution de signature prenant en charge diverses techniques de capture. Bien entendu que tout dépend des besoins de signature de son entreprise.

Réputation du fournisseur

Avant de s’engager dans une solution de signature, il est fortement conseillé d’effectuer quelques recherches sur internet. Cela permet de s’assurer de la bonne réputation du fournisseur. Vous pouvez consulter cet article afin d’obtenir de plus amples informations sur les conditions de légalité d’une signature électronique.

Tenir compte des 10 critères présentés dans le présent article devrait aider à choisir une solution de signature électronique légale et qui est parfaitement adaptée à ses besoins.

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