Le Portable Document Format, mieux connu sous l’acronyme PDF, est l’un des formats de fichiers informatiques les plus utilisés dans le monde à l’heure actuelle. Et ce n’est pas un hasard. Il présente en effet de nombreux avantages par rapport d’autres formats tels que Word, notamment en ce qui concerne le partage et l’archivage de documents.

Le format PDF conserve la mise en forme

Le premier point fort d’un fichier PDF est qu’il est portable, c’est-à-dire qu’il conservera toujours la même mise en forme, quel que soit le système d’exploitation ou le matériel utilisé. C’est un avantage considérable dans la mesure où cela n’est pas possible avec des fichiers Word, Powerpoint ou Excel par exemple. Dans le cadre d’un envoi par email, ces derniers peuvent perdre la mise en forme de graphiques ou tableaux en fonction de la version du logiciel utilisé par le destinataire. Il en va de même pour les polices d’écriture et les images. Grâce au format PDF, le document sera affiché de manière identique sur ordinateurs, tablettes et Smartphones.

Le format PDF peut être visualisé gratuitement

Le deuxième avantage du PDF est que chacun peut télécharger gratuitement le logiciel Acrobat Reader, qui permet de visualiser ce format et donc d’ouvrir n’importe quel PDF. Il est effectivement disponible en libre accès sur Internet, à l’inverse de la suite Microsoft Office.

Le format PDF peut être converti facilement

Il est très facile de traduire un document PDF. Qu’il s’agisse d’un document Microsoft Office ou Open Office, la plupart des suites bureautiques disposent d’une fonctionnalité pour enregistrer un fichier au format PDF. Sinon, des logiciels gratuits existent, tels que PDFcreator.

Le format PDF peut être protégé

Par définition, un fichier PDF est naturellement protégé contre les modifications. Une fois enregistré en PDF, il devient extrêmement complexe de modifier un fichier. Il est également possible de protéger un fichier PDF par un mot de passe. Ainsi, le document n’est consultable que par les personnes qui connaissent ce mot de passe. Un tiers non autorisé ne peut donc pas ouvrir le fichier PDF. Cette fonctionnalité est très pratique dans le cas d’un document destiné à « voyager » par exemple.

Le format PDF est plus léger

Le format PDF possède la capacité de compresser de manière impressionnante le poids de certains fichiers volumineux. C’est très utile pour envoyer ensuite le fichier par email.

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